Funktionen von Celarix Works
Aufträge, Projekte, Zeiten und Abrechnung im Werk- und Dienstvertrag
Celarix Works bündelt die Funktionen, die Unternehmen für Aufträge und Projekte im Werk- und Dienstvertrag brauchen: vom Kundenkontakt über Angebot und Auftrag bis zu Leistungsnachweis und Rechnung. Prüf-, Sortier- und Nacharbeit, Produktion und Arbeitnehmerüberlassung sind bewusst nicht enthalten.
Die folgenden Funktionsbereiche zeigen, was in Celarix Works steckt. Dazu kommen die Funktionen der Celarix Plattform, die alle Editionen gemeinsam nutzen: Aktivitäten, Dokumentenmanagement, Suchcenter, Auswertungen, Rechte und Schnittstellen.
Funktionsbereiche von Celarix Works
Vertriebskontakte mit Workflow
Unternehmen und Personen werden als Vertriebskontakte geführt und per Workflow als Lead, Interessent oder Kunde eingestuft. Kategorien, Zuständigkeiten und Wiedervorlagen legen Sie nach Ihren eigenen Regeln fest.
Ansprechpartner und Beziehungen
Ansprechpartner mit vollständigen Kontaktdaten, Abteilungen, Unternehmenshierarchien und Beziehungen zwischen Unternehmen und Personen.
Verkaufschancen
Anfragen und erkannter Bedarf werden als Verkaufschance erfasst, mit gewichteter Abschlusswahrscheinlichkeit und Umsatzerwartung. Angebote und Aufträge entstehen direkt daraus.
Kontakthistorie
E-Mails, Telefonate, Termine und Aufgaben liegen als Aktivitäten beim Kontakt. Jeder im Team sieht sofort, was zuletzt besprochen wurde.
Angebote mit Positionen
Dienstleistungs- und Personalpositionen, feste Abrechnungspositionen, Serientermine und Textpositionen in einer Positionsliste. Verrechnungssätze werden aus Kostensätzen und Umlagen kalkuliert.
Angebotsdokumente aus Vorlagen
Angebote, Rahmenverträge und Werkverträge entstehen aus Ihren Word-Vorlagen und gehen auf Wunsch direkt per E-Mail an den Kunden.
Vom Angebot zum Auftrag
Ein Workflow-Schritt macht aus dem Angebot den Auftrag; Alternativangebote werden automatisch abgeschlossen. Der Auftrag führt alle Leistungen, Dokumente und Aktivitäten zusammen.
Revisionen bei Auftragsänderungen
Nachverhandlungen und Änderungen werden als Revision festgehalten, mit journalierten Abrechnungswerten und einem Auftragsänderungsdokument für den Kunden.
Projektplanung mit Gantt
Größere Projekte werden in Teilaufgaben zerlegt und zeitlich geplant. Meilensteine lassen sich mit Meilenstein-Positionen für Teilabrechnungen verbinden.
Einsatz der Mitarbeitenden
Wer wann an welchem Auftrag arbeitet, planen Sie tagesgenau; Verfügbarkeit und Fehlzeiten sind dabei sichtbar.
Fortschritt im Blick
Angefallene Leistungen, offene Positionen und noch nicht abgerechnete Arbeit stehen je Auftrag jederzeit bereit.
Zeiten je Auftrag
Mitarbeitende erfassen Arbeitszeiten und Leistungen je Auftrag, im Büro oder unterwegs mit der App von Celarix Mobile. Kundenzeiten und Mitarbeiterzeiten können getrennt geführt werden.
Automatische Zuschläge
Pausen, Nacht-, Samstags-, Sonntags- und Feiertagszuschläge sowie Überstunden schlägt Celarix nach den Regeln je Kunde und Auftrag vor; jeder Wert lässt sich übersteuern.
Reisezeiten und Auslagen
Fahrtzeiten, Kilometer, Verpflegungsmehraufwand und weitere Pauschalen gehören zur Erfassung dazu.
Leistungsnachweise für den Kunden
Tätigkeitsberichte und Leistungsnachweise entstehen als PDF aus den erfassten Daten und gehen direkt an den Kunden.
Rechnungen aus Leistungsdaten
Einzelne Aufträge oder alle Aufträge eines Kunden werden bis zu einem Stichtag oder für einen Zeitraum abgerechnet, gruppiert nach Ihrer Vorgabe. Manuelle Rechnungen sind ebenso möglich.
E-Rechnung
Rechnungen als PDF, ZUGFeRD oder XRechnung; Stornos und Korrekturen inklusive. Belege werden änderungssicher nach GoBD abgelegt.
Rechnungsausgangsbuch und Zahlungen
Offene Posten, Teilzahlungen und Fälligkeiten im Blick; das mehrstufige Mahnwesen erzeugt Mahnungen samt Gebühren.
Übergabe an die Buchhaltung
Rechnungsdaten gehen per Schnittstelle an DATEV oder andere Finanzsysteme.
Kalkulation vorab
Schon im Angebot zeigen Kalkulatoren Deckungsbeitrag, Projektrendite und den passenden Verrechnungssatz.
Projektinspektor
Kosten und Abrechnungssätze werden laufend überwacht; bei Unterschreitung von Deckungsbeitrag oder eigenen Margen warnt Celarix.
Fakturierungshilfe
Noch nicht abgerechnete Leistungen sind je Auftrag sichtbar, damit keine Rechnung zu spät gestellt wird.
Statistikcenter
Umsatzanalysen, Auftragsverlauf und Auslastung stehen als Auswertungen bereit und lassen sich um eigene Module erweitern.
Gemeinsame Basis: die Celarix Plattform
Alle Funktionen dieser Edition bauen auf der Celarix Plattform auf. Aktivitäten, Dokumentenmanagement, Suchcenter, Dashboards, Rechte und Rollen sowie Schnittstellen gehören deshalb in jeder Edition dazu.
Wenn Sie mehr brauchen
Prüf-, Sortier- und Nacharbeit, Produktion und Warenwirtschaft sind in Celarix Operations enthalten, Bewerber, Einsatzplanung und Abrechnung für die Arbeitnehmerüberlassung in Celarix ANÜ. Ein Wechsel ist jederzeit möglich, die Daten bleiben.